Google Docs - Google Drive.

 Comúnmente para intercambiar textos con otras personas los escribimos en un archivo y lo enviamos por correo electrónico hasta a nosotros mismos con el miedo de perderlo o para acceder desde diferentes dispositivos.  Esto parece ser muy práctico pero ¿qué sucede cuando el archivo es muy pesado y debemos fraccionarlo? ¿Qué sucede cuando enviamos un texto para que otra persona lo comente o edite y entre idas y vueltas olvidamos la última versión disponible?

Estos son algunos de los interrogantes que surgen a la hora de analizar esta metodología que se utiliza para compartir archivos y, como solución propongo la utilización de Google Docs o actualmente conocido como Google Drive. 

¿Qué es Google Docs – Google Drive?

Google Docs o Drive es un servicio que se activa con la cuenta de Gmail que apuesta al almacenamiento en la nube de hasta 15GB de manera gratuita. Consiste en una herramienta que te permite crear diferentes tipos de archivos: documentos, presentaciones, hojas de cálculos, formularios, presentaciones power point, dibujos, carpetas, etc., y trabajar en tiempo real con otros usuarios en un mismo documento, mantenerlos guardados en forma on-line para modificarlos o descargarlos cuando lo creas necesario, o subir archivos que tengas en tu computadora como respaldo.

Al momento de la utilización de un mismo documento online conjuntamente con otros usuarios, cualquiera de ellos con permiso para editar puede realizar diferentes cambios, que se van marcando en vivo con diferentes colores de cursor e identificados con el respectivo nombre del usuario.

Como novedad destacada desde el lanzamiento de Google Drive, tiene capacidad de sincronización de archivos con la computadora, y visualización mejorada de documentos sin conexión a internet permitiendo mover y eliminar documentos de Google. Al conectarse, Google Drive refleja estos cambios en la nube. Incluso es posible recuperar documentos Google de la papelera de la computadora. El sistema de sincronización de archivos permite al usuario:

- Editar sus archivos en la computadora y tenerlos disponibles en la nube.

- Contar con respaldo automático.

- Contar con un control de versiones, pudiendo acceder a versiones anteriores de un archivo después de ser modificado.

- Realizar subidas o bajadas masivas de archivos, respetando la estructura de carpetas.

[C38]: Crear un archivo.

Para comenzar a utilizar los servicios de Google Drive, se debe contar con una cuenta de Gmail.

Se puede ingresar al servicio directamente a través de drive.google.com y docs.google.com, o en la página de inicio del buscador de Google.

E1: Seleccionar archivo a crear.

Debemos hacer clic en la opción "Crear" y allí determinar qué tipo de archivo queremos realizar entre las opciones que aparecen. (Imagen 1)

Imagen 1

Carpeta: permite crear una carpeta que funciona de igual modo como las que se crean en nuestras computadoras con el fin de tener la información más ordenada y fácil de encontrar. (Imagen 2)

Imagen 2

Respecto de las opciones de Documento, Presentación, Hoja de Cálculo y Dibujo, sus apariencias, funcionalidades y herramientas son las similares a las que presenta Microsoft Office haciéndolos compatibles al momento de establecer una sincronización con nuestra computadora. (Imagen 3)

Imagen 3 - Documento

Imagen 3 - Presentación

Imagen - Hoja de cálculos

Imagen 3 - Dibujo

Formulario: como primer paso Google Drive solicita el nombre del formulario y la aplicación de un diseño. (Imagen 4)

Imagen 4

Luego se procede a su confección con las opciones que nos brinda esta herramienta. (Imagen 5)

Imagen 5

[C39]: Compartir un archivo creado en Google Drive.

E1: Compartir el archivo creado.

Para compartir el archivo creado, debemos hacer clic en el botón azul “Compartir” y se puede enviar la URL del documento por Gmail, Google+, Facebook o Twitter. (Imagen 6)

Imagen 6

E2: Configurar las opciones para compartir.

Al archivo pueden ser acceder quienes reciben el enlace de forma directa o aquellos a quienes se les otorgan permisos de forma específica.

En la siguiente ventana, debemos configurar:

- Qué personas tendrán acceso al archivo: Documento privado, público en la web o cualquier usuario que reciba el enlace (aquí debes seleccionar que acciones pueden realizar los usuarios sobre el archivo que es compartido – ver, editar, comentar-) (Imagen 7)

Imagen 7

[C40]: Subir archivos o carpetas a Google Drive.

Además de crear los archivos, también podemos subir los que tenemos ya creados en nuestra computadora y trabajar sobre ellos en Google Drive.

E1: Subir un archivo.

Hacemos clic en el botón rojo que tiene como imagen ilustrativa una flecha à “Archivos…” y seguidamente seleccionamos el archivo guardado en nuestra computadora en el cuadro de diálogo que aparece y aparecerá en el inferior derecho de la pantalla un cuadro que muestra el estado de la carga del archivo que seleccionamos. (Imagen 8 y 9)

Imagen 8

Imagen 9

La carga del archivo se puede visualizar directamente en la lista de archivos que muestra Google Drive que tenemos almacenados en nuestra cuenta. (Imagen 10)

Imagen 10

E2: Subir una carpeta.

Del mismo modo que para subir un archivo, con la diferencia que seleccionamos la opción “Carpeta…” y seleccionamos la carpeta deseada y también aparecerá el cuadro que muestra el estado de la carga de la carpeta.

La culminación de este proceso se visualiza en la lista de carpetas de Google Drive y a la vez en la lista principal de archivos, dónde muestra individualmente cada uno de los archivos que se encuentran dentro de la carpeta. (Imagen 11)

Imagen 11

[C41]: Opciones de carpetas.

Google Drive permite editar las carpetas, para ello debemos hacer clic en el costado de la misma dónde aparece un cuadrito con una flecha y se abrirá un menú de opciones. (Imagen 12)

Imagen 12

[C42]: Guardar archivos compartidos en la computadora.

E1: Guardar una hoja de cálculo.

En este caso muestro como ejemplo una hoja de cálculo, pero puede ser cualquier otro tipo de archivo ya que los pasos son los mismos.

Ubicados en el archivo almacenado en Google Drive, hacemos clic à Archivo à Descargar como à Seleccionamos el tipo de archivo en que queremos que se guarde.

Automáticamente Google Drive realiza la descarga a nuestra computadora, utilizando el navegador Google Chrome en la parte inferior del mismo se visualiza la descarga. (Imagen 13)

Imagen 13

Reflexión: Los usos que se le pueden dar a Google Drive en una organización son diversos y obviamente van a contribuir a mejorar la comunicación y el fluido de la información actualizada dentro de la organización. Por ejemplo: puede ser muy útil para mantener el control de stock actualizado constantemente tanto para los responsables de depósito como para quienes están en la venta directa al público. Así cuando un cliente desea comprar un artículo el vendedor puede acceder a la lista de stock, a cargo del responsable de depósito, y allí chequear si hay disponibilidad del mismo o no. De este modo no hay interrupciones en la comunicación entre las áreas, la venta no presenta inconvenientes y es rápida.

Google Drive en relación a otros sistemas de respaldo de archivos, es el único que integra todas las herramientas en un solo producto, sin conflictos.

Fuentes:

F1: Sitio Web: Slideshare: http://www.slideshare.net/OEICapacitacion/tutorial-google-docs-con-elearning-class

- Consultada el 01/10/2013

F2: Sitio Web: AeTecno: http://tecnoadmin.americaeconomia.com/tutoriales/aprendar-usar-google-docs-para-trabajar-en-equipo

- Consultada el 01/10/2013

F3: Sitio Web: Tecnología de Tú a Tú: http://www.tecnologiadetuatu.elcorteingles.es/paso-a-paso/utilizar-google-drive-a-fondo-paso-a-paso/

- Consultada el 01/10/2013

F4: Sitio Web: Wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/Google_Drive

- Consultada el 01/10/2013

Saludos.

Noelí Rossi.