Desarrollo teórico - práctico de funciones de Excel - 3

[C43]: Función BuscarV

Esta función, busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente.

Sintaxis: 

= BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])

* Valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia.

* Matriz_buscar_en: Es el rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.

* Indicador_columnas: Es un número de columna del argumento matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.

* Ordenado: Es un valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta (FALSO) o aproximada (VERDADERO).

En el siguiente ejemplo que he creado, se cuenta con un listado de proveedores de una organización, y en otra hoja se aplica la función BuscarV con el fin de obtener los datos individuales del proveedor que se elija.

E1: Cargar los datos al listado de proveedores.

En una de las hojas de Excel debemos crear la tabla con la lista de Proveedores y los datos de cada uno de ellos. (Imagen 1)

Imagen 1

E2: Crear la tabla para obtener los datos individuales.

En una nueva hoja de Excel, creamos una tabla de modo tal que al utilizarla podamos seleccionar uno de los proveedores y que Excel nos muestre sus datos. (Imagen 2)

Imagen 2

E3: Validar datos.

Esta opción no es obligatoria para luego aplicar la función BuscarV. En este caso decidí que la selección manual del proveedor que deseamos ver sea por medio de una lista para lo cual apliqué la validación de datos. (Imagen 3)

En caso de omitir este paso, no influirá en el seguimiento de los pasos para el objetivo final.

Imagen 3

E4: Aplicar la función BuscarV.

Ubicados en la hoja dónde vamos obtener los datos individuales de cada proveedor, nos colocamos en la celda en la que se quiere aplicar la función. (Imagen 4)

Imagen 4

El valor_buscado, es la celda en la cual se indica el proveedor que se desea visualizar.

La matriz_buscar_en, es la tabla dónde está el listado de proveedores.

El indicador_columnas, hace referencia a la columna en la que Excel debe fijarse para luego arrojar los datos correspondientes.

- Columna 2: Persona a contactar.

- Columna 3: Teléfono.

- Columna 4: E-mail.

- Columna 5: Ciudad.

Por ende, si se desea que la función BuscarV arroje el teléfono del proveedor previamente seleccionado, se colocará en su sintaxis el número “3”.

Respecto a [ordenado], en ese caso se coloca el valor “0” (cero) para que la búsqueda sea exacta, y si se omite este parámetro, Excel toma el mismo valor cero.

[C44]: Función MIN.

La función MIN devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y texto.

Sintaxis: =MIN(número1; [número2]; ...)

* Número1; número2...: admite de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

- Los argumentos pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.

- Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

- Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.

A continuación tomaré como base un ejemplo de tabla realizada anteriormente para la aplicación de otras funciones de Excel, a la que le aplicaré la función MIN.

E1: Aplicar la función MIN.

En este caso están presentados los presupuestos que cada empresa propone, para un caso dónde las listas son extensas, se dificulta la búsqueda del menor presupuesto y allí es dónde se le da la utilidad a la función MIN. (Imagen 5)

Imagen 5

[C45]: Función MAX.

La función MAX funciona de igual modo que la función MIN solo que, devuelve el valor máximo de una lista de valores.

Sintaxis: =MAX(número1; [número2]; ...)

* Número1; número2;…: admite de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

E1: Aplicar la función MAX.

Siguiendo con el ejemplo anterior y con la misma metodología, se aplica la función MAX para que Excel nos devuelva el presupuesto de mayor costo. (Imagen 6)

Imagen 6

[C46]: Función PROMEDIO.

Esta función devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.

Sintaxis: =PROMEDIO(número1, [número2], ...)

* Número1: es un argumento obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el cual desea el promedio.

* Número2, ...: es un argumento opcional. Son números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

E1: Cargar datos a la tabla.

En este ejemplo presento una tabla que puede utilizar una empresa que se dedica al a venta de electrodomésticos, que muestra las ventas mensuales de computadoras de cada empleado. (Imagen 7)

Imagen 7

E2: Aplicar función PROMEDIO.

Debemos ubicarnos en la celda en la que queremos que la función nos devuelva el valor buscado, y aplicamos la función seleccionando, en este caso, la matriz de datos. Se realiza el mismo proceso o también se puede arrastrar la función a las celdas continuas. (Imagen 8)

Imagen 8

Reflexión: las funciones desarrolladas en este post pueden ser utilizadas para que empresas que posean extensos listados ya sea de clientes, proveedores, productos, empleados, etc., puedan ejercer un control más rápido y eficaz cuando los datos son muchos.

La función BUSCARV puede ser utilizada en muchos casos administrativos, uno de ellos puede ser el explicado anteriormente cuando apliqué la función para solamente obtener los datos del proveedor que me interesa, ahorrando tiempo en la búsqueda del mismo a lo largo del listado.

Las funciones MIN y MAX, pueden ser muy bien aprovechadas y utilizadas en la ficha de stock de determinado producto pero del cual existen varias marcas y modelos. Con la aplicación de MIN y MAX se puede obtener rápidamente cuál es el producto de menor y de mayor costo.

La función PROMEDIO puede ser aplicada en un caso similar al ejemplo que propuse anteriormente, y también para determinar el promedio de horas trabajadas de cada empleado anualmente, el promedio de ingresos que tiene una empresa en un determinado período, etc.

Fuentes:

F1: Sitio Web: Office: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/buscarv-funcion-buscarv-HA102752820.aspx

- Consultada el 02/10/2013

F2: Sitio Web: Blogfolio de Andreoli Ileana: http://ileandreoli.blogspot.com.ar/

- Consultada el 01/10/2013

F3: Sitio Web: Office: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/min-funcion-min-HP010342692.aspx

- Consultada el 02/10/2013

F4: Sitio Web: Office: http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/max-funcion-max-HP010342681.aspx

- Consultada el 02/10/2013

F5: Sitio Web: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/promedio-funcion-promedio-HP010342191.aspx

- Consultada el 02/10/2013

Saludos.

Noelí Rossi.