MS - Access 2007 - Caso Práctico

Hola a todos. En este post, a modo de guía, voy a compartir con ustedes una de las actividades que debí realizar en la cátedra aplicando MS-ACCESS y mostrando cada uno de los pasos necesarios.

Esta actividad, está orientada hacia una cervecería que produce y distribuye a sus clientes en todo el país. Para poder manejar y relacionar los datos de cada cliente con los vendedores, debemos crear una base de datos para lo que requiere de la elaboración de:

- Tablas Clientes: incluyendo sus datos personales, CUIT, Condición de IVA, el vendedor que se le asocia y una foto identificatoria.

- Tabla Vendedor: también incluye sus datos personales y la comisión de venta.

- Dos objetos que muestren de manera conjunta toda la información. (Informe y consulta)

Ahora, voy a desarrollar la nueva competencia que adquirí y los errores y/o dificultades que tuve.

[C24]: Insertar Objeto OLE.

Al momento de confeccionar la tabla Clientes, uno de sus campos debía incluir la foto que identifique al mismo. Para ello, utilicé el campo Objeto OLE que es el que permite a la hora del llenado de un formulario insertar una imagen, en este caso, del cliente.

E1: Insertar el campo en la tabla.

Ubicados en la tabla Clientes desde su Vista Diseño, se agrega el campo "Foto" y su tipo de dato es Objeto OLE. (Imagen 1)

Imagen 1 

E2: Seleccionar imagen desde el formulario.

Al mostrarse el campo de la foto en el formulario, debemos hacer clic derecho sobre el mismo à Insertar Objeto y seguidamente buscamos y seleccionamos la foto que hemos guardado en nuestra PC. (Imagen 2)

Imagen 2

[C25]: Tipo de dato como porcentaje.

Para determinar la comisión que le corresponde a cada vendedor se debe utilizar un campo que tenga un tipo de dato que admita números en porcentaje.

E1: Tipo y propiedad del dato "Número".

Como ya sabemos, el porcentaje es expresado en valores numéricos pero, para que se vea en formato de porcentaje debemos modificar algunas de sus propiedades: (Imagen 3)

Imagen 3

Esta nueva competencia, a su vez también fue una Dificultad, ya que al escribir el porcentaje, Access nos devolvía el siguiente valor: 0%

D2: resultaba un poco confusa la codificación numérica de los clientes y de los vendedores a la vez. Como solución, buscamos otro tipo de identificación para campo IdCliente por medio del tipo de dato Texto con un tamaño de campo de no más de 4 caracteres. Por lo que finalmente, el campo IdCliente, sólo estaba representado por las 4 primeras letras del apellido de cada cliente.

Error1: cuando creamos las tablas, obviamos crear la tabla Provincia y al comenzar a llenar los formularios nos dimos cuenta que escribir una por una cada provincia independientemente de cada cliente, llevaba mas tiempo y en caso de que lo realizaran diferentes personas, podrían presentarse errores de escritura. Esta fue la razón de nuestro error y la posterior creación de la tabla Provincia.

Reflexión: considero que esta actividad me permitió poner en práctica las competencias de Access que he venido adquiriendo y pude observar que más allá de que los procesos para la creación de los objetos de Access sean iguales, cada base de datos tiene sus particularidades las cuales requieren de un estudio previo detenido y en muchas ocasiones son pequeños detalles los que generan nuevas competencias sobre el tema que, sumadas a las que ya he obtenido, me permiten trabajar cada vez mejor y con mas conocimiento esta herramienta.

Además, esta actividad tuvo la particularidad de que fue realizada por grupos designados por el profesor, lo cual nos posibilitó intercambiar ideas y conocimientos con otros compañeros de la cátedra con los que no estábamos acostumbrados a trabajar.

Saludos.

Noelí Rossi.