Blogfolio de Noelí Rossi: MS-Access 2007

[C18]:Tabla de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar datos. Ésta contiene información sobre un tema determinado.

Cada fila de una tabla se denomina registro. Cada registro consta de campos (al menos uno) que corresponden a las columnas de la tabla. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

E1: Crear una base de datos.

En esta primera instancia, al ejecutar Access debemos crear la base de datos y establecer un nombre para ella desde la pestaña “Archivo”. (Imagen 1)

Imagen 1

Una vez que se crea la base de datos, Access automáticamente abre una tabla de datos en blanco para luego trabajar en ella. (Imagen 2)

Imagen 2

E2: Agregar nueva tabla de datos.

Debemos ir a la pestaña “Crear” y hacer clic en Tabla. (Imagen 3)

Imagen 3

Para mayor seguridad, podemos ir controlando y visualizando la cantidad de tablas creadas desde el Panel de navegación que se encuentra a la izquierda de la pantalla, que nos muestra todos los elementos que hemos creado en la base de datos.

[C19]: Clave principal.

Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal.

E1: Establecer clave principal.

Desde la “Vista Diseño” seleccionamos el campo que deseamos establecer como clave principal, y ubicados en la pestaña “Diseño” hacemos clic en “Clave principal”. (Imagen 4)

Imagen 4

E2: Eliminar clave principal.

Ubicados en el campo que posee la clave principal hacemos clic nuevamente en el botón de “Clave principal” de la pestaña “Diseño” y ésta se elimina.

[C20]: Relaciones entre tablas.

E1: Crear relaciones.

En la pestaña “Herramientas de base de datos” hacemos clic en la opción “Relaciones” y aparecerá un cuadro con el listado de las tablas que posee la base de datos en el que debemos seleccionar las tablas que queremos relacionar. (Imagen 5)

Imagen 5

Una vez agregadas las tablas, debemos arrastras el campo de una tabla hasta el campo de la otra con la que queremos relacionarlo teniendo en cuenta que ambos campos deben ser equivalentes. (Imagen 6)

Imagen 6

E2: Eliminar una relación.

Para eliminar una relación, debemos ubicarnos en la línea que marca la relación (línea comúnmente diagonal) y hacer clic derecho sobre la misma, allí aparecen las opciones de Modificar relación y Eliminar. Haciendo clic en Eliminar, ésta deja de existir. (Imagen 7)

Imagen 7

E3: Modificar una relación.

Se puede modificar las relaciones entre tablas haciendo clic derecho sobre la misma y seleccionando la opción Modificar relación.

Imagen 8

Imagen 9

Imagen 10

[C21]: Formularios.

Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugares en blanco para introducir la información, con un campo separado para cada dato.

Pueden ser utilizados para ver y para modificar datos. Pueden ser diseñados para mostrar todos los campos de un registro en una sola pantalla (si la cantidad lo permite) y en el que podremos incluir también material gráfico (fotos) y sonidos.

Como un complemento, un formulario Access puede disponer de lo que se llama botones de comando. Pulsando estos botones se ejecutarán funciones o tareas que ayudarán a manejar la información.

E1: Crear un formulario.

Se pueden crear formularios de diferentes maneras, en este caso voy a explicar los pasos mediante el Asistente para formularios, que para quienes somos principiantes con Access es muy útil, fácil y práctico.

Desde la pestaña “Crear”, hacemos clic en “Asistente para formularios”. Se abre un cuadro con el que crearemos el formulario siguiendo los pasos que están establecidos en el mismo. (Imagen 11)

Imagen 11

E2: Diseñar el formato del formulario.

Una vez creado el formulario y desde la vista “Diseño” podemos aplicarle el formato que queramos, tal así como el fondo del formulario, insertar imágenes, formato de las fuentes, incorporar botones de control, etc. (Imagen 12)

Imagen 12

[C22]: Consultas.

Una consulta es una pregunta acerca de la información contenida en una o varias tablas. Se pueden utilizar las consultas para ver y analizar datos, o como base para formularios e informes.

A la respuesta de la consulta se la denomina hoja de respuestas dinámicas. Se le llama dinámica porque cualquier dato que se modifique en la mencionada hoja, es actualizado en la(s) tabla(s) correspondientes.

Una consulta no contiene datos sino que es un conjunto de instrucciones. Access utiliza dichas instrucciones para seleccionar y mostrar los registros en una o varias tablas.

E1: Crear una consulta.

Ubicados en la pestaña “Crear” hacemos clic en la opción “Asistente para consultas”.

Aquí aparecerá un cuadro de diálogo que nos servirá de guía para elaborar la consulta. (Imagen 13)

Imagen 13

Ahora debemos elegir el tipo de consulta que deseamos, y luego seguir los pasos que indica el asistente.

[C23]: Informes.

Un informe es información, organizada según el criterio que hayamos introducido, impresa o visualizada en pantalla. La variedad de formas en que se puede presentar la información es casi infinita.

Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los datos relativos a un conjunto de registros. Mediante informes podemos mostrar la información en detalle, separada por grupos y sub-grupos.

E1: Crear un informe.

Desde la pestaña “Crear” hacemos clic en “Asistente para informes”, aquí también aparecerá el cuadro que nos guiará en la elaboración del informe.

En este caso se debe saber con anticipación qué datos de las tablas queremos que muestre el informe y luego seleccionar la tabla y los campos que poseen dichos datos. Los pasos restantes son para determinar el estilo del informe y el orden de los campos con sus respectivos datos. (Imagen 14)

Imagen 14

E2: Formato del informe.

Al igual que con los formularios, a los informes se les puede modificar el formato a nuestro gusto. Esto se puede realizar estando en la Vista Diseño, desde la pestaña “Herramientas de diseño de informe”. (Imagen 15)

Imagen 15

Reflexión: en esta etapa me ha tocado adquirir nuevas competencias sobre Access las cuales algunas fueron mas fáciles que otras. Pero sin duda alguna todas son de mucha utilidad una vez que se las sabe utilizar adecuadamente. Es una herramienta muy útil que ofrece Microsoft Office, que se la puede aplicar a una organización o a un área de la misma sin ningún inconveniente, siempre y cuando se realice una base de datos adecuada que satisfaga las necesidades por las que se la está creando.

Espero que este post sea de ayuda para quienes comienzan con Access y cualquier consulta que tenga, no duden en hacerla.

Fuentes:

F1: Tutorial de Access. Otorgado por la cátedra.