viernes, 11 de octubre de 2013

Tablas y Gráficos dinámicos - Actividad Nº 10

Hola a todos! En este post compartiré un PDF que hemos realizado con el grupo de informática acerca de los aspectos teóricos de las tablas dinámicas y gráficos dinámicos que se pueden realizar con el software MS-Excel.




Para dejar más claros los aspectos teóricos, éstos son aplicados a un ejemplo práctico que hemos realizado con el grupo en el siguiente PDF:





Reflexión: para completar este post he creado un ejemplo sobre tablas y gráficos dinámicos para una empresa que comercializa impresoras. Ésta posee una lista por año de las ventas realizadas, divididas en meses indicando la marca de la impresora que se ha vendido, las cantidades y su precio unitario. (Imagen 1)
Imagen 1
Siguiendo los mismos pasos que los explicados en el PDF práctico, realicé la siguiente tabla dinámica donde se puede obtener el monto total de las ventas de cada una de las marcas de impresoras y los meses en que fueron vendidas. Por último aplique un gráfico dinámico. 








Espero sea de su utilidad y puedan aplicar esta útil herramienta.


Saludos.
Noelí Rossi.

jueves, 10 de octubre de 2013

Desarrollo teórico - práctico de Fórmulas matriciales

[C53]: Fórmulas matriciales.
Una formula matricial en Excel es una fórmula que trabaja con matrices de datos. Las fórmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos.
En general estas fórmulas se usan para hacer 2 tipos de cosas:
- Ejecutar varias operaciones y devolver un único valor en la celda donde se la introduce: este tipo de fórmula matricial permite simplificar un modelo de hoja de cálculo sustituyendo varias fórmulas distintas por una sola fórmula matricial.
- Ejecutar varias operaciones y devolver múltiples valores en distintas celdas.

E1: Cargar datos a la tabla.
Supongamos una lista de ventas que muestra la cantidad de artículos vendidos por cada empleado y el precio unitario. (Imagen 1)
Imagen 1
E2: Aplicar fórmula matricial para calcular total de ventas.
En este ejemplo, se quiere saber cuál es el monto total de ventas realizados por todos los empleados.
Para obtener dicho resultado, se podría hacer la siguiente sumatoria dónde se suman las multiplicaciones de cada cantidad con su respectivo precio:

=SUMA(D4*E4;D5*E5;D6*E6;D7*E7;D8*E8)

Lo que nos permite la fórmula matricial, es acortar esta fórmula determinando la suma del rango de cantidades por el rango de los precios:
=SUMA(D4:D8*E4:E8)

Al determinar esta fórmula, Excel nos devuelve un error de tipo: #¡VALOR!  Porque los argumentos que componen esta fórmula no son de SUMA.

Solución: antes de presionar Enter para que Excel nos devuelva el resultado, debemos realizar en nuestro teclado una combinación de teclas con el fin de transformar esta fórmula en una fórmula matricial.  (Imagen 2)
Imagen 2
Como se ve en la imagen siguiente (Imagen 3) como consecuencia de la combinación de teclas, a la fórmula se le agregaron llaves al comienzo y al final de la misma “{ - }”.

Imagen 3

E3: Aplicar fórmula matricial para calcular el total de productos vendidos.
Los procedimientos siempre son los mismos, sólo varía dependiendo de lo que se desee calcular, es decir, varía la sintaxis de la fórmula.
En la siguiente imagen se muestra cómo se aplican otras dos fórmulas matriciales para calcular:
- Total de Sillas de algarrobo vendidas.
- Precio total de Sillas de algarrobo vendidas.
(Imagen 4)
Imagen 4

Reflexión: El uso de este tipo de fórmulas, evita la realización de grandes y extensas fórmulas para obtener un único resultado, y a su vez no deja margen de error en cuanto a la producción de la sintaxis de una fórmula extensa común en la que se pueden omitir o agregar datos de celdas o rangos que no correspondan.
Este ejemplo propuesto no es extenso, pero si buscamos en Internet hay ejemplos similares (en materia de productos, precios y cantidades) mas extensos dónde es mas notoria su utilidad.


Fuentes:
- Consultada el 10/10/2013
- Consultada el 10/10/2013
F3: Apuntes de clase (08/10/2013)


Saludos.
Noelí Rossi.

Desarrollo teórico - práctico de Gráficos interactivos

[C52]: Gráficos interactivos con controles.
La diferencia que existe entre un gráfico común de Excel y un gráfico interactivo es que este último tiene adherido un control permitiendo cambiar valores automáticamente en la tabla y a su vez en el gráfico.

Supongamos una empresa que se dedica a realizar fletes de grano por tres vías: marítimo, ferroviario y automotor.  Cada tipo de flete tiene una tarifa específica en base a la distancia en Km. de la que se trate el flete a realizar. En este ejemplo se plantean diversas distancias sin variar la cantidad de toneladas de granos.

E1: Cargar datos a la tabla.
Para no hacer una tabla extensa, planteo la tabla de la siguiente manera:
Flete Marítimo = Distancia/10
Flete Ferroviario = Distancia/6
Flete Automotor = Distancia/4
De esta manera, al cambiar la distancia automáticamente se modifican las tarifas de cada flete. (Imagen 1)
Imagen 1
E2: Insertar control.
En este caso voy a utilizar una barra de desplazamiento como control para esta tabla.
Para insertar la barra de desplazamiento debemos ir a la Ficha Programador à Insertar à Barra de desplazamiento. Dibujamos la barra en la hoja de cálculo de Excel y luego hacemos clic en Propiedades y completamos el cuadro de diálogo que aparece. (Imagen 2)
Imagen 2
Para verificar que este paso fue realizad correctamente, debemos hacer clic en las fechas de la barra de desplazamiento y observar que en la tabla de datos, se modifica la distancia y simultáneamente las tarifas de cada flete.

E3: Insertar Gráfico.
Para insertar el gráfico relacionado con la tabla de datos creada, seleccionamos el rango de celdas que vamos a utilizar, en este caso el rango es C5:E6. Vamos a la Ficha Insertar à Gráficos y seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos. En este caso utilizo un gráfico de tipo Cilindro agrupado. (Imagen 3)
Imagen 3
Luego de haber insertado el gráfico y verificar que funciona correctamente al utilizar la barra de desplazamiento se pueden aplicar las modificaciones que deseemos al gráfico con la barra de gráficos de Excel que se encuentra en la parte superior de la pantalla. (Imagen 4)

Imagen 4

Así queda finalizada la tabla con su respectivo gráfico interactivo y barra de desplazamiento.

Gráfico interactivo.



Reflexión: La utilización de gráficos interactivos permite facilitar la comprensión de datos estadísticos, permite comparar diferentes datos relacionados a un determinado tema, etc.
Este ejemplo lo creé en base a un ejercicio dado en clase para realizar gráficos interactivos, en el cual se pueden comparar las tarifas de cada tipo de flete en base a una distancia determinada. (en este caso los ejemplos de tarifas fueron constantes para que sea visible rápidamente  pero en la realidad no siempre son constantes).


Fuentes:
F1: Apuntes tomados en clase. (06/10/2013)


Saludos.
Noelí Rossi.

Desarrollo teórico - práctico del Comando Subtotal

[C51]: Comando Subtotal.
Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista de datos. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

A continuación comparto un ejemplo creado por medio del cual explicaré los pasos para aplicar este comando:

E1: Cargar tabla de datos.
En una hoja de cáluclo de Excel se agregan los datos. En este caso, los datos de los productos y sus respectivos precios. (Imagen 1)
Imagen 1
E2: Ordenar los datos.
En este ejemplo lo que se pretende es obtener los subtotales por cada Nombre de Línea, para lo cuál fueron ordenados previamente
En caso de tener una mayor cantidad de datos y desordenados debemos ordenarlos desde la opción

ubicada en la Ficha Datos.




E3: Aplicar el complemento Subtotal.

1 - Debemos ubicarnos en alguna celda que tenga valor, en este caso en la celda B3.
2 - Ficha Datos à Etiqueta Esquema à Subtotales. 
(Imagen 2)
Imagen 2
Luego, al hacer clic en Subtotales aparecerá un cuadro de diálogo, allí podremos seleccionar las diferentes opciones que ofrece Excel para realizar los subtotales. (Imagen 3)

Imagen 3
Al hacer clic en Aceptar, aparecerán los subtotales y al lado derecho de la pantalla las opciones para resumir (-) o expandir (+) los subtotales calculados. (Imagen 4)

Imagen 4


Reflexión: Como se ha demostrado, este comando puede ser muy provechoso en tablas de datos comunes y sencillas como la planteada anteriormente y también en tablas extensas con mayor cantidad de datos y con diversidad de información ayudando a la organización a obtener datos pormenorizados de una manera rápida y correcta.



Fuentes:

- Consultada el 09/10/2013
F2: Apuntes tomados en clase. (03/10/2013)



Saludos.

Noelí Rossi